Замовник попросив, виконроб погодився, бригада зробила, матеріали списали. А додаткової угоди немає — тож формально цих робіт не існує. Оплатити їх нема на підставі чого, і вони просто зникають у собівартості об'єкта.
Нічого не змінюємо у вашому обліку · дані лишаються у вас · 30 хвилин без презентацій
Скільки зроблено безкоштовно
Витрати є, доходу немає
По трьох діючих об'єктах виявлено робіт поза кошторисом на 1,94 млн грн. Оформлено з них — менше третини.
Виконано поза кошторисом
1 940 000
−
Оформлено угодами
610 000
=
Зроблено безкоштовно
1 330 000
Це чистий збиток: матеріали куплені, бригади оплачені, техніка відпрацювала. Просто ніхто не виставив рахунок за роботу, яку замовник справді попросив.
Чому так виходить
На майданчику домовляються швидше, ніж оформлюють
Замовник приїжджає, просить «трохи переробити». Зупиняти роботи через паперову угоду ніхто не буде — бригада стоїть, строки горять. Домовились усно, зробили, а оформити забули. І це нормальна робоча ситуація, поки її ніхто не рахує.
Як зараз
Домовленості на майданчику ніде не фіксуються
Списання матеріалів поза кошторисом ніхто не звіряє
Про неоформлені роботи згадують при закритті об'єкта
Замовник уже не пам'ятає, що просив
Витрати осідають у собівартості як «перевитрата»
З BAFDIM
Роботи поза кошторисом видно щотижня
Кожна пов'язана з об'єктом, датою й відповідальним
Видно, що ще не покрито додатковою угодою
Оформлення відбувається, поки все свіжо
Замовнику показують факт, а не спогади
Приклад звіту
Що виконано, але не оформлено
Довжина смуги — вартість робіт поза кошторисом по об'єкту. Зелене оформлено угодою, коралове — ні.
Роботи поза кошторисом · три об'єкти
приклад · БК «Оптіма-Спецбуд»
> Скільки ми зробили того, за що нам не заплатять?
Об'єктОформлено проти неоформленогоНе оформлено
Логістичний центр860 000 поза кошторисом
636 000
Складський комплекс640 000 поза кошторисом
442 000
Адмінбудівля440 000 поза кошторисом
252 000
Оформлено додатковою угодоюВиконано без угоди
69%
Робіт поза кошторисом не оформлено угодами
1 330 000
Грн виконано без підстави для оплати
5,4%
Від сумарної вартості трьох об'єктів
Робота
Об'єкт
Вартість
Дата
Ініціатор
Статус
Підсилення фундаменту
Логістичний центр
412 000
3 міс тому
замовник
не оформлено
Заміна покрівельного пирога
Складський
287 000
2 міс тому
замовник
не оформлено
Додаткові інженерні мережі
Логістичний центр
224 000
6 тижнів
проєктувальник
не оформлено
Перепланування приміщень
Адмінбудівля
188 000
1 міс тому
замовник
на погодженні
Підсилення перекриття
Складський
198 000
2 міс тому
замовник
оформлено
Разом неоформлено
—
1 330 000
—
—
—
Найважливіша колонка — «дата». Роботу, виконану шість тижнів тому, оформити ще реально: люди пам'ятають, листування збереглося, замовник не заперечує. Через пів року та сама розмова перетворюється на «ми такого не просили». Вартість неоформленої роботи падає з кожним тижнем — не тому, що робота гіршає, а тому, що доказів меншає. Тому цей звіт корисний саме щотижневий, а не квартальний.
Що ви побачите
Чотири відповіді з одного запиту
Роботи поза кошторисом — з вартістю, датою й об'єктом.
Що не покрито додатковою угодою і скільки це коштує.
Хто ініціював — замовник, проєктувальник чи власна помилка.
Скільки часу минуло — і наскільки ще реально оформити.
Що потрібно від вас
Нічого впроваджувати не треба
Списання, виконані обсяги й кошторис уже в системі — роботи поза кошторисом виявляються їх зіставленням. Ініціатора вказує виконроб, і це єдине, що додається вручну.
кошторис об'єктавиконані обсягисписання матеріалівдодаткові угодитабелі бригадініціатор роботи ✎
Порадник: 10 звітів для будівельної компанії
Цей звіт — сьомий із десяти. У пораднику всі десять: що рахує кожен, які дані потрібні й що робити з результатом.
Реальна маржа об'єкта проти кошторису
Перевитрата матеріалів і неоформлені додаткові роботи
Готовність об'єкта проти освоєння бюджету
Утримання, субпідрядники, техніка
Касовий розрив між траншами
Часті запитання
Те, що зазвичай питають першим
Зупиняти роботи через папери — зривати строки.
І не треба зупиняти. Мета — щоб факт був зафіксований того самого тижня, а оформлення наздогнало пізніше. Різниця між «зробили й записали» та «зробили й забули» — саме в можливості виставити рахунок.
Замовник відмовиться платити за те, що вже зроблено.
Часто так — і саме тому важлива дата. Через шість тижнів розмова ще предметна, через пів року вже ні. Звіт не гарантує оплату, він повертає вам шанс на неї.
Частина додаткових робіт — це наші власні помилки.
Тоді вони й не мають іти замовнику — у звіті вони позначені окремо як переробки. Це вже інша задача: їх треба не оформити, а зменшити. Але змішувати ці дві категорії не можна.
Як відрізнити додаткову роботу від перевитрати матеріалу?
За наявністю обсягу робіт: якщо з'явився новий обсяг, якого немає в кошторисі, — це додаткова робота. Якщо обсяг той самий, а матеріалу пішло більше — це перевитрата, і про неї окремий звіт.
Де зберігаються наші дані?
Дані лишаються у вас, у вашій системі. Ми не переносимо базу й не робимо копій вашого обліку на сторонніх ресурсах.
Саме це й розберемо на демо: на прикладі генпідрядника виведемо роботи поза кошторисом, які ще не оформлені. Потім подивимось, які з цих даних уже є у вашому обліку. 30 хвилин, без презентацій.